Tekoälyn rooli maksuun hankittaessa

Procure-to-pay (P2P) -prosessi koostuu sarjasta liiketoimintaprosessin vaiheita, joissa hankitaan tavaroita ja palveluita ja maksetaan tavarantoimittajille näistä tuotteista ja palveluista. P2P-prosessi alkaa, kun organisaatio tunnistaa tuotteen tai palvelun tarpeen, luo ostoehdotuksen, saa hyväksynnät, tekee ostotilauksen, vastaanottaa tavarat tai palvelut, tarkistaa laskun ostotilauksesta ja kuitista ja jatkaa maksu toimittajalle.

Siihen osallistuu monia osastoja, kuten tavarantoimittajia, rahoitusta ja muita liiketoimintayksiköitä. Näin ollen hyvin koordinoitu järjestelmä varmistaa sujuvan etenemisen vaiheiden läpi ja aikataulun mukaisen tavaran ja palvelun toimituksen valmistajalle ja oikea-aikaisen maksun toimittajalle. Valmistusteollisuuden liiketoimintamahdollisuudet perustuvat sen Procure-to-Pay-prosessin tehokkuuteen.

Historiallisesti se oli useiden siiloissa työskentelevien liiketoimintaosastojen työtä, mikä johti tasaiseen edistymiseen vaiheiden läpi. Vuosien varrella koko hankinnasta maksuun (P2P) on painunut näkymättömien kustannusten, varastonhallinnan haasteiden, jatkuvasti muuttuvien säännösten ja vaatimustenmukaisuuden sekä liiketoiminnan tehottoman hallinnan kanssa. Eräät organisaatiot päättivät omaksua digitaalisen muutoksen ratkaistakseen nämä ongelmat tehokkaasti. Digitaalinen muutos ei riittänyt, vaan teollisuus tarvitsi ratkaisun, joka kykeni tunnistamaan muuttuvan datan ”älykkäästi” ja tekemään ”älykkäitä liiketoimintapäätöksiä” sen mukaan. Tekoälyn myötä koko P2P-prosessi on nähnyt paradigman muutoksen.

Tekoäly on tekniikka, jonka avulla koneet voivat suorittaa tehtäviä, jotka vaativat ihmisen taitoja ja älyä. Tekoäly voi tuoda nopean muutoksen hankinta-maksuun (P2P) -prosessin kaikissa vaiheissa, kuten tarveiden tunnistamisessa, toimittajien hallinnassa, sopimusneuvotteluissa, laskujen käsittelyssä ja petosten havaitsemisessa konkreettisten liiketulosten saavuttamiseksi. Nykyään yli 50 % parhaiten suoriutuvista organisaatioista käyttää edistyneitä analytiikkaa ja algoritmeja hankinnasta maksuun -prosesseissaan. Tietoihin perustuvien oivallusten avulla, jotka ovat saatavilla 24 tuntia vuorokaudessa, liiketoimintapäätökset voidaan tehdä luottavaisin mielin.

Tekoäly (AI) on päätöksentekokykynsä ansiosta tuonut merkittäviä muutoksia tavaroiden ja palveluiden todellisen tarpeen tunnistamiseen ja ennustamiseen.

Yrityksen todellisten tarpeiden analysointi tietyllä hetkellä on erittäin tärkeää organisaation menestyksen kannalta. Ostopyyntö tai ostopyyntö (PR) nostetaan tämän analyysin perusteella. Ostopyyntöasiakirja sisältää kuvauksen tarvittavista materiaaleista, niiden määrästä, arvioiduista kustannuksista, suosituista toimittajista jne. AI-algoritmia voidaan käyttää tehokkaasti tämän kriittisen päätöksen tekemiseen. Tekoälypohjaisen analytiikan avulla yritysorganisaatiot voivat myös vähentää vaatimusten noudattamatta jättämisen, petosten varhaisen havaitsemisen, laskun tarkkuuden ja luvattoman kulutuksen riskiä.

Tekoäly voi käyttää historiallisia tietoja analysoimaan ja raportoimaan ei-toivottuja ostoksia ja säästää huomattavan määrän kustannuksia. Se ei ainoastaan ​​säästä aikaa, vaan myös varmistaa, että hankinnat suoritetaan organisaation todellisten vaatimusten ja sisäisten käytäntöjen mukaisesti.

P2P-yritykset voivat työskennellä tehokkaammin ja tehokkaammin automatisoimalla rutiinitehtävät, havaitsemalla datan kuvioita ja tarjoamalla reaaliaikaisia ​​näkemyksiä. Tehokas työnkulku lisää hankintatiimin tuottavuutta ja kustannussäästöjä. Reaaliaikainen yhteistyö vähentää myös yleisiä inhimillisiä virheitä, mikä hyödyttää liiketoimintaa pitkällä aikavälillä.

Kattava liiketoiminnan työnkulku voidaan saavuttaa ottamalla käyttöön älykästä automaatiota P2P:n eri vaiheissa, kuten luomalla ostotilauksia, keräämällä laskuja, päivittämällä tiloja ja pitämällä tiedot johdonmukaisina eri osastojen ja liiketoimintayksiköiden välillä. Tämä ratkaisee pysyvästi tietoeroista ja toimittajalle viivästyneistä maksuista aiheutuvat ongelmat. Se myös eliminoi tietosiilot ja varmistaa tarkan tiedon kulkemisen P2P-prosesseissa liiketoiminnan kasvun vahvistamiseksi.

Koneoppimisalgoritmeja voidaan käyttää automatisoimaan toistuvia tehtäviä tehokkuuden, tarkkuuden ja nopeuden parantamiseksi, mikä säästää manuaalisia tunteja ylimääräisestä työstä.

Tietomallin tukemana tekoälyllä toimiva työnkulku voi auttaa sinua ylläpitämään toimittajaprofiileja, hallitsemaan sopimuksia ja seuraamaan erilaisia ​​suorituskykymittareita, mikä tasoittaa tietä tavaroiden ja palveluiden oikea-aikaisille toimituksille. Lisäksi yhtenäinen käyttöliittymä ostajille, toimittajille, hankinta- ja talousosastoille, mikä luo käytännössä saumattoman käyttökokemuksen näiden osastojen käyttäjälle.

Hankintaosasto voi toteuttaa edistyksellistä tekoälyanalytiikkaa oikeiden toimittajien tehokkaassa valinnassa, materiaalien ja palveluiden tilaamisessa sekä varastonhallinnassa. Huonoihin tietoihin ja analytiikkaan perustuvat hankintapäätökset johtavat huomattavaan määrään petollisia kuluja. Hankintaosasto voi käyttää ennakoivia algoritmeja kysynnän ennustamiseen ja käyttöpääoman parantamiseen sekä vähentää kustannuksia ja riskejä. He voivat käyttää tekoälyä erityisesti näillä alueilla:

Koneoppimista ja tekoälymalleja, kuten Optical Character Reader -tekniikkaa, voidaan käyttää tietojen poimimiseen skannatuista laskuista, mikä auttaa hankintoja maksavia osastoja säästämään aikaa ja vaivaa. Tehokas laskujen käsittely vähentää toimittajien kyselyitä ja valituksia. Tämä auttaa hankintaammattilaisia ​​omistamaan aikaansa ja ponnistelujaan lisäarvoa tuottaviin tehtäviin, kuten kassavirran analysointiin ja toiminnan tehokkuuden parantamiseen.

Liiketoimintayksiköt voivat hyödyntää tekoäly- ja koneoppimismalleja hankinnasta maksuun -prosesseissa ennakoidakseen tarvittavien tavaroiden tai palveluiden tulevaa kysyntää historiallisen datan ja koneoppimisalgoritmien perusteella.

Hankinnasta maksuun -prosessin vaiheissa koneoppimismalleja voidaan käyttää tunnistamaan mahdolliset riskit tietylle toimittajalle tai toimittajalle. Tekoäly voi myös ehdottaa toimenpiteitä näiden riskien välttämiseksi ennakoivan analyysin avulla.

Coupan tekoälyyn perustuva kulujen hallintatyökalu Coupa Software on pilvialusta yrityskulujen käyttämiseen. Coupa tarjoaa yhtenäisen, pilvipohjaisen kulujen hallintaalustan, joka yhdistää satoja Amerikkaa, EMEA- ja APAC-alueita edustavia organisaatioita miljoonien toimittajien kanssa maailmanlaajuisesti.

Samoin Wipron AI360 auttaa yrityksiä hyödyntämään tekoälyn todellista arvoa.

Tekoälyn nousun jälkeen tuskin mikään toimiala ei olisi hyötynyt sen ennakoivasta analysoinnista ja automaatiokyvystä. Tekoäly voi virtaviivaistaa koko P2P-prosessia ja varmistaa sujuvan prosessin ja pitää toimittajasi onnellisina ja tyytyväisinä. Yrityksesi voi saada kilpailuetua, tuottaa tuloja ja edistää kasvua. Kun organisaatiot ovat alkaneet ymmärtää tekoälyn muuntavia kykyjä, tekoälyn käyttö lisääntyy väistämättä tulevina päivinä.